Warum Software-Angebote so stark schwanken

Sie haben dasselbe Briefing an drei Softwareunternehmen geschickt und drei sehr unterschiedliche Preise erhalten. Woher kommt der Unterschied, und wie entscheiden Sie, welches Angebot zu Ihrem Projekt passt?

Oft kalkulieren die Unternehmen nicht ganz dasselbe. Jedes trifft eigene Annahmen zu Umfang, Qualität, Personal und Risiko. Unterschiede können auch durch wiederverwendbare Software, eine effizientere Umsetzung oder geringere Gemeinkosten entstehen. Der Preis allein sagt Ihnen nicht, ob ein Angebot vollständig ist oder sein Geld wert ist.

Dasselbe Briefing kann zu unterschiedlichen Annahmen führen

Stellen Sie sich vor, Sie bitten drei Bauunternehmen um ein Angebot für „eine Lagerhalle“. Das erste denkt an eine einfache Halle, das zweite plant Dämmung, Laderampen und Büros ein, das dritte berücksichtigt eine spätere Erweiterung. Aus derselben Anfrage sind drei verschiedene Gebäude geworden.

Bei Software ist es ähnlich. „Ein Auftragsverwaltungssystem“ kann ein Werkzeug für ein einzelnes Team sein oder eine Plattform, die Lieferanten, Versanddienstleister und Buchhaltung verbindet. Solange diese Grenzen nicht klar sind, lassen sich die Gesamtsummen kaum vergleichen. Ein detailliertes Briefing hilft, doch die Anbieter müssen ihre Annahmen trotzdem offenlegen.

Was tatsächlich hinter der Zahl steckt

Umfang: wie viel des Problems gelöst wird

„Bestandsübersicht“ kann ein Dashboard bedeuten oder den Abgleich der Bestände zwischen Ladengeschäft, Lager und Website in Echtzeit. Das ist ein sehr unterschiedlicher Aufwand.

Ein höheres Angebot kann notwendige Komplexität abbilden, aber auch Funktionen enthalten, die Sie nicht brauchen. Ein niedrigeres deckt vielleicht weniger ab oder erfüllt dieselben Anforderungen wirtschaftlicher. Fragen Sie, welche Teile Ihre Geschäftsziele unterstützen und welche warten könnten.

Qualität und die Teile, die man nicht sieht

Tests, Sicherheit und Performance sind auf dem Bildschirm nicht zu sehen, entscheiden aber darüber, ob die Software im Betrieb zuverlässig läuft.

Prüfen Sie, was jeder Anbieter einschließt und woran er testet: zum Beispiel an erwarteten Transaktionsvolumen, an Zugriffsrechten und daran, was passiert, wenn ein angebundenes System ausfällt. Sie brauchen Absicherungen, die zum Projekt passen, keine teure technische Spezifikation ohne klaren Zweck.

Wer die Arbeit macht

Vergleichen Sie die Sätze zusammen mit dem geschätzten Aufwand. Ein niedrigerer Tagessatz führt nicht unbedingt zu einer niedrigeren Gesamtsumme, wenn die Arbeit mehr Tage erfordert.

Einschlägige Erfahrung hilft einem Team, Probleme vorherzusehen, doch Seniorität garantiert keine schnellere Umsetzung. Auch Wiederverwendung, Teamorganisation und Gemeinkosten beeinflussen die Kosten. Fragen Sie, wer die Arbeit erledigt, ob Subunternehmer beteiligt sind und wer für technische Entscheidungen verantwortlich ist.

Risiko und Unbekannte

Ein unbekanntes Abrechnungssystem oder ein uneinheitlicher Datenfeed eines Lieferanten kann den Aufwand schwer vorhersehbar machen. Ein Anbieter plant dann vielleicht einen Risikopuffer ein, schlägt zunächst eine Analyse vor oder weist Arbeiten aus, die gesondert geschätzt werden müssen.

Prüfen Sie auch die Preisgrundlage. Ein Festpreis gilt für einen vereinbarten Umfang gemäß den Vertragsbedingungen. Eine Schätzung ist eine Prognose und nicht zwingend eine Zusage für diese Summe. Bei Abrechnung nach Aufwand richten sich die Kosten nach der geleisteten Zeit und den vereinbarten Sätzen sowie nach weiteren vereinbarten Kosten.

Fragen Sie, wie sich Unsicherheit auf den Preis auswirkt, wie die Ausgaben überwacht werden und wann Ihre Freigabe nötig ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Anbieter diese Punkte gleich handhaben.

Angebote fair vergleichen

Klären Sie zuerst, was die Zahlen abdecken, und vergleichen Sie erst dann die Gesamtsummen. Diese sieben Prüfpunkte helfen dabei:

1. Leistungen und Abnahmekriterien. Was muss die Software leisten, was ist ausgeschlossen, und wie stellen Sie gemeinsam fest, dass die Arbeit abgeschlossen ist?
2. Schnittstellen, Datenmigration und Ihre Aufgaben. Welche Systeme und Daten sind enthalten? Wer stellt Zugänge bereit, bereinigt Daten, beantwortet Fragen und gibt Entscheidungen frei?
3. Tests, Sicherheit und Performance. Welche Prüfungen sind enthalten, wer führt sie durch, und welche Nutzungslast oder Sicherheitsanforderungen muss die Software erfüllen?
4. Preis, Puffer und Änderungen. Handelt es sich um einen Festpreis oder eine Schätzung? Wird nach Aufwand abgerechnet? Was deckt ein eventueller Puffer ab, und wie werden Änderungen bepreist und freigegeben, bevor die Arbeit weitergeht?
5. Meilensteine und Zahlungen. Was wird in jeder Phase geliefert? Wann sind Zahlungen fällig, und wie hängen sie mit Lieferung und Abnahme zusammen?
6. Kosten nach dem Launch. Ermitteln Sie die Kosten für Hosting, Lizenzen und Support. Klären Sie, was als Mangel gegenüber den vereinbarten Anforderungen gilt und was als neue Funktion oder Verbesserung, und wie beides behandelt und abgerechnet wird.
7. Eigentum und Übergabe. An welchem Code und welchen weiteren Materialien erhalten Sie Eigentum oder Nutzungsrechte? Stellen Sie den Zugang zu den Repositorys mit dem Quellcode, zur Dokumentation und zu allen Konten sicher, ebenso die Regelungen für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter.

Fehlende Angaben sind ein Grund nachzufragen, kein Beweis für schlechte Absichten. Geben Sie allen Anbietern dieselben Klarstellungen, damit sie auf vergleichbarer Grundlage antworten können. Liegt ein Angebot deutlich unter oder über den anderen, bitten Sie den Anbieter um eine Erklärung.

Woran Sie ein faires Angebot erkennen

Ein hilfreiches Angebot verknüpft den Preis mit einem klaren Umfang, erläutert seine Annahmen und macht verbleibende Unsicherheiten sichtbar. Es sollte Ihnen helfen, sowohl die Kosten der Erstentwicklung als auch die voraussichtlichen laufenden Kosten zu verstehen.

Es geht nicht darum, automatisch das günstigste oder das teuerste Angebot zu wählen. Es geht darum, ein Angebot zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht und dessen Kosten und Verantwortlichkeiten Sie verstehen.

Sprechen Sie es durch, bevor Sie entscheiden

Sie planen ein Softwareprojekt? Sprechen Sie mit Softwareup über Umfang, Prioritäten und Anforderungen.